Реестр квитанций с e-mail подготовьте по примеру из раздела отправки кабинета SBQR: заполните начисления и последнюю колонку e-mail, загрузите .xlsx, проверьте PDF кнопкой «Открыть» и нажмите «Отправить» в строке. Кабинет для квитанций по списку (ТСЖ, СНТ, УК, кружки): https://sbqr.ru/simpleQR/simpleQR.html; общая анкета кабинета: https://sbqr.ru/page/payment_QR.html. Отправка на почту доступна при оплаченной подписке, пароле на кабинете и выполненном входе; в бесплатный первый месяц она не входит. Об условиях и ограничениях — в статье https://sbqr.ru/wp/kak-otpravit-kvitantsii-na-pochtu-zhiltsam-i-chlenam-snt-pdf-s-qr-kodom-iz-reestra-excel/. Если нужна одна квитанция без отправки из реестра, она бесплатна и без регистрации: https://sbqr.ru/page/QRcode_dlya_oplaty.html.
📋 Что такое реестр квитанций с e-mail
Если у бухгалтера ТСЖ или руководителя кружка уже есть таблица начислений и адресов, её данные можно перенести в пример из раздела отправки. В нём используются поля обычного реестра квитанций и дополнительная последняя колонка e-mail. Добавлять её в скачанный пример повторно не нужно.
Каждая строка реестра — один плательщик и одна квитанция. Из строки сервис собирает PDF с QR-кодом и отправляет его на адрес из этой же строки. Поэтому главное правило подготовки: адрес, начисление и плательщик должны стоять в одной строке.
📝 Как подготовить реестр и отправить квитанции: 4 шага
Шаг 1. Скачайте пример из своего кабинета
Откройте «Сервисы личного кабинета» → «Отправка квитанций на e-mail» → «Сгенерировать пример реестра начислений Excel». Колонки примера строятся по реквизитам профиля: у ТСЖ это лицевой счёт и адрес помещения, у кружка — ФИО ребёнка. Чужая таблица или пример из другого кабинета может не совпасть по структуре.
Шаг 2. Заполните строки и последнюю колонку
Перенесите начисления в пример, заменив учебные строки, и впишите e-mail плательщика в последнюю колонку — один адрес в ячейке. Колонка уже есть; отдельные заголовки и итоговую строку не добавляйте. Пробелы по краям и заглавные буквы сервис уберёт. Перед загрузкой проверьте, что при сортировке адреса остались рядом со своими начислениями: сортируйте таблицу целиком.
Шаг 3. Загрузите файл и выберите формат
Загружается файл .xlsx, до 300 строк. Сохраните порядок колонок и последнюю колонку e-mail. Лишние колонки или отсутствие колонки e-mail во всём файле вызывают ошибку структуры. Сдвиг ячеек при том же числе колонок может пройти проверку — сверьте поля строки и получившийся PDF. Формат квитанции — обычная или ПД-4 «Две копии», «Две копии, QR слева внизу», «Одна копия» — можно сменить и после загрузки.
Шаг 4. Откройте PDF и отправьте
«Открыть» показывает квитанцию в новой вкладке и ничего не отправляет. Сверьте плательщика, сумму, период и адрес, затем нажмите «Отправить» в строке. Остаток писем на сегодня виден над таблицей.
🧾 Пример заполненной строки
| ФИО | Лицевой счёт | Период | Адрес | Назначение | Сумма | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Иванов И.И. | 101 | Ноябрь 2026 | ул. Центральная, д. 10, кв. 45 | ЖКУ за ноябрь | 1500.00 | ivanov@example.com |
Это иллюстрация заполнения, а не точная копия скачанного примера; данные вымышлены. Домен example.com зарезервирован для примеров — письма на него не отправляйте. Набор колонок в вашем примере может отличаться: он зависит от реквизитов профиля.
⚠️ Типичные ошибки при подготовке реестра
- Пустая ячейка e-mail или неверный формат адреса. Строка видна в таблице с причиной, кнопки «Отправить» у неё нет. Проверка формата не подтверждает существование ящика и не замечает все опечатки — сверяйте адрес с данными плательщика. Исправьте ошибочные строки и загрузите их отдельным файлом, сохранив структуру примера.
- Два адреса в одной ячейке. Такой адрес не пройдёт проверку — оставьте один.
- Сдвиг данных и лишние колонки. Сохраните структуру примера. Проверка загрузки не заменяет сверку: если перепутать два корректных адреса, оба могут пройти проверку.
- Формат файла. Нужен .xlsx; другие форматы раздел не принимает.
- Повторная загрузка того же файла. Создаёт новый реестр и может привести к повторным письмам. Сначала посмотрите статусы прежнего реестра.
✅ Как проверить результат
Подготовьте отдельную учебную строку с вымышленным плательщиком, тестовой суммой и своим адресом и отправьте её первой. Вы увидите письмо глазами плательщика: тему «Квитанция на оплату — [организация]», отправителя с названием организации и PDF с QR-кодом во вложении. Тестовое письмо тоже учитывается в лимитах.
Статус «отправлено почтовым сервером» значит, что письмо принято к отправке. Он не подтверждает доставку, прочтение или оплату — поступления сверяйте по выписке банка. Ограничения по умолчанию: 100 попыток отправки за сутки по Москве на кабинет и до 2 на один адрес за последние 60 минут. Лимит занимают и некоторые неуспешные попытки, например отказ почтового сервера; ориентируйтесь на остаток над таблицей. Реестр доступен 30 дней — сохраните исходный Excel у себя.
Перед первой отправкой откройте PDF одной строки и отправьте учебное письмо на свой адрес. Используйте вымышленные данные плательщика. Так вы проверите оформление; если письмо не видно во входящих, посмотрите папку «Спам». Подключить кабинет для квитанций по списку: https://sbqr.ru/simpleQR/simpleQR.html — отправка на почту доступна при оплаченной подписке и пароле на кабинете.
Способы отправить квитанции по e-mail: сравнение
| Критерий | Письмо вручную каждому | Слияние документов в офисном пакете | Реестр с e-mail в кабинете SBQR |
|---|---|---|---|
| Подготовка | Готовые PDF и список адресов | Таблица, шаблон письма и настройка слияния | Пример реестра из кабинета, колонка e-mail |
| Квитанция с QR-кодом | Готовят заранее отдельно | Нужно настроить шаблон, создание QR и отдельных PDF | PDF с QR собирается из строки реестра |
| Риск перепутать вложение | Адрес и PDF сверяют при каждом прикреплении | Зависит от настройки вложений | Квитанция и адрес — из одной строки |
| Проверка до отправки | Открыть файл перед прикреплением | Предпросмотр письма | Кнопка «Открыть» без отправки |
| Условия и ограничения | Лимиты своего почтового ящика | Нужен навык настройки; лимиты почтового ящика | Оплаченная подписка и пароль; по одной строке, по умолчанию до 100 попыток в сутки по Москве |
Итог
Реестр квитанций с e-mail — это привычный реестр начислений с одной колонкой адресов. Пример из своего кабинета, один адрес в ячейке, загрузка .xlsx, проверка PDF и кнопка «Отправить» в строке — весь путь от Excel до письма. Об условиях отправки, статусах и ограничениях подробно рассказано в статье о запуске отправки квитанций на почту.